給与明細をアプリで管理するメリット

給与明細の電子交付は2007年から認められており、給与明細電子化システムが普及する中、近年ではスマホに対応したアプリも増えてきています。

まずは、給与明細をアプリでやり取り・管理するメリットを紹介します。

１．給与明細の配布コストを抑えられる

１つ目に挙げられるのが、給与明細を紙で印刷するよりもコストが抑えられる点です。

紙の給与明細を発行する場合は、紙代・インク代・封筒代が毎月発生します。一方アプリを利用すると、決められた日にアップロードすればよいだけなので、印刷や配布にかかる手間やコストをカットできます。また、ペーパーレス化にもつながり、環境にもやさしい点はメリットだといえるでしょう。

２．給与明細の確認がアプリですぐに可能

２つ目に挙げられるのが、給与明細がいつでもすぐに確認できる点です。

給与明細アプリを導入している場合、給与明細の詳細情報はアプリ上にすべて配信されるので、当該アプリが入った端末さえ持っていれば、いつでもどこでも確認できます。またアプリによっては、過去の給与明細をさかのぼって表示させられるので、比較して問題点がないかどうかのチェックをすることも可能です。

３．給与明細の紛失や盗難防止

最後に挙げるのが、紛失・盗難の心配や再発行の手間をなくせる点です。

アプリでは自分の給与明細しか表示されませんので、画面を見せない限りはほかの人に見られるという心配や、ほかの人のものと取り違えられるという心配はありません。また、環境さえ整っていればいつでもどこでも閲覧できるので、企業に再発行を依頼する手間もなくせるでしょう。

給与明細アプリの機能

つぎに、給与明細アプリで利用できる主な機能を紹介します。

給与明細の管理

アプリの中では、勤務日数や時間など、給与明細に記載される詳細な情報をデータで管理できます。これは、従業員がいつでもどこでも明細を確認できるというメリットがあるほか、経理担当にとっても、配布前に給与明細を紛失してしまうというリスクがなくなるので安心です。

給与明細の作成

製品によっては、勤怠情報をもとに給与計算を行ってくれるアプリもあります。ワンクリックで勤怠情報から給与計算を行い、さらに明細発行まで済ませられるのは非常に便利でしょう。

勤怠管理の入力や記録

給与計算だけでなく、勤怠管理の機能を持つアプリもあります。タイムカード代わりにアプリで出退勤を記録するので、管理者の工数も大幅に減るでしょう。

また、製品によっては、カレンダー画面内で出退勤を入力し、出勤日・欠勤日などの勤怠状況を一目で把握できるというものもあります。

iPhoneとAndroid両方に対応した給与明細アプリ

それでは給与明細アプリを見ていきましょう。まずはiOSとAndroidに対応したアプリを紹介します。

おすすめのアプリ「人事労務freee」

勤怠入力や給与明細の閲覧がスマホで完結します。アプリはブラウザ版の「人事労務 freee」と連携しており、同サービスから勤怠情報を確認できます。給与計算から給与明細の配布までワンクリックで行えるので便利でしょう。

時給帳

カレンダー形式の見やすい時給管理アプリで、無料で使えます。時給を登録した後は毎日の勤務時間を入力するだけです。複数の勤務先にも対応し、シフトの確認にも役立ちます。

シフトボード

シフト管理と給与計算が行える無料アプリです。年間の給与や勤務時間、出勤時間もひと目でわかり、管理がしやすいでしょう。シフトデータを元に収入計画を立てられるのも特徴の一つです。

シフト手帳 Pro

シフト給与計算とシフト管理が行える無料アプリです。シフトだけでなくその他の予定も一緒に管理できます。課金すれば広告が表示されなくなり、iPhoneカレンダーへの出力が可能になります。

集いクラウド給与明細

給与システムのデータを取り込むと、電子化した給与明細が見られます。また、給与支給日には自動で公開され、時間を気にせず確認できます。アプリ自体は無料で使えますが、サービスの利用料は20名の利用で月額500円～です。

Edge Tracker 給与明細参照

中小企業向けのクラウドサービスである「Edge Tracker」とあわせて使えるアプリです。配信された給与明細をスマホから確認できるほか、PDFに出力して印刷も可能です。原本の依頼やお知らせ機能、連携機能もあります。

I E Y A S U 給与明細

無料プランがあるWeb給与明細システム「IEYASU」の対応アプリです。スマホから出退勤管理が行なえ、打刻時の位置情報も取得できます。さらに残業申請や日報機能など多彩な機能が使えます。

iPhone対応の給与明細アプリ

最後に、iPhoneに対応した給与明細アプリを紹介します。

給与計算-給与管理 時間外、割当対応の給料計算機

小規模な企業の給与計算に適したアプリで、無料で利用できます。入力する項目は、時給・時間・倍率だけと非常にシンプルなので、直感的な操作で給料の計算が可能です。また、計算項目の履歴が残せるので、複数人の給料計算を保存しておくこともできます。

シフト管理DX（スケジュール共有カレンダー）

メインはシフト管理ですが、時給計算で毎月の給与を求めることができる無料アプリです。給与はグラフで把握できるので、目標金額を設定すればどれくらいのシフトを組むべきかの計画を立てられます。

給与明細アプリを活用して手軽に管理しよう

これからは、いつでもどこでも確認できる手軽なアプリで、給与明細の保管と管理を行う時代です。給与計算担当者の負担を軽減させ、管理や配信を楽にするためにも、アプリを利用しましょう。また、従業員数の多い企業や就業形態の複雑な企業などは、アプリも提供している給与計算システムや給与明細電子化ソフトの利用を検討してみるのもおすすめです。

給与明細書が必要になるとき

給与明細書を受け取ったものの、いつ必要になるのかわからない人もいるかもしれません。給与明細書が必要になるシーンをご紹介します。

転職するとき

年の途中で転職する際は、前職を退職する際に受け取った給与明細書の数か月分の提出が求められます。これは、前職の収入と転職先の収入を合算して年末調整を行うためです。転職の予定のある人は、必ず源泉徴収票と給与明細書をセットで保管しておきましょう。

確定申告するとき

年をまたいで転職する場合や、年収が2,000万円以上の場合、副業収入が20万円を超える場合などは確定申告を行う必要があります。また、絶対に必要なわけではありませんが、住宅ローンを組んだ最初の年や、医療費控除を利用するときなど、確定申告をしたほうが良いケースがあります。
確定申告をする際は、源泉徴収票と給与明細書に記載された内容をもとに書類を作成しますから、源泉徴収票と場合によっては給与明細書が必要です。

収入を証明するとき

高額のローンを組むときや家族の扶養に入るとき、子供を保育園に入れるときなどに、収入証明として源泉徴収票と給与明細書の提出が求められることがあります。